Zur Abrechnung von Kosten sind die Vorlagen von LEADER (Zahlungsantrag) zu verwenden. Die Abrechnung erfolgt gemeinsam mit dem LAG-Management, welches hier unterstützend tätig ist. Hilfreich für die Abrechnung ist das Dokument Vorgaben Abrechnung! Hier sind ein paar wichtige Informationen vorab zu finden. Projektträger, die dem BvergG unterliegen, müssen noch eine zusätzliche Dokumentation der Beauftragung vorlegen. Die entsprechenden Formulare stellt das LAG-Management bereit.
Rechnungen
- es sind die Originalrechnungen einzureichen (Achtung auf gesetzliche Rechnungsbestandteile)
- Kleinbetragsrechnungen unter € 50.- sind nicht förderfähig
- Rechnungen per E-Mail sind nur bedingt förderbar
- Jede Rechnung ist mit Einzelzahlungsnachweis und Kontoauszug zu belegen
- Die Rechnung muss zwingend auf den Projektträger lauten
- Name/Adresse des Rechnungsstellers
- Angebot und Rechnung müssen nachvollziehbar übereinstimmen
- Die Rechnung oder der Leistungszeitraum dürfen nicht vor dem genehmigten Stichtag datiert sein
- Jede Rechnung muss das Datum der Leistungserbringung enthalten
- Bei größeren Projekten müssen die Rechnungen vom Projektträger selbständig im tpoint online Tool hochgeladen werden
- Kassabons sind mit dem Namen und der Adresse des Käufers zu versehen (es ist zu empfehlen, Kassabons zu kopieren, wegen der Lesbarkeit)
Meldepflicht bei Änderungen
Alle Änderungen des Vorhabens während seiner Durchführung / Laufzeit sowie Ereignisse, die die Durchführung des Vorhabens oder die Erreichung des Projektziels verzögern oder unmögich machen, sind ehemöglichst dem LAG-Management zu melden. Wesentliche Änderungen des Vorhabens und der Projektumsetzung sind vom Projektträger vor ihrer Umsetzung der LVL und dem LAG-Management zu melden, um anfallende Kosten förderfähig zu behalten.
Berichte
Jährlich ist für das LAG-Management ein Zwischenbericht zum Projektfortschritt zu erstellen. Hierfür wird vom LAG-M ein entsprechendes Formular and die Projektträger versendet. Jedenfalls zur Schlussabrechnung eines Projektes ist ein Endbericht zu erstellen.
Nicht förderfähige Kosten (Beispiele)
- Kosten, die nicht eindeutig dem Vorhaben zuzuordnen sind
- Kosten, die vor oder nach der Projektlaufzeit anfallen
- Repräsentationskosten, musikalische Beiträge
- Kosten unter 50 Euro netto (Kleinbetragsrechnungen)
- Laufende Betriebskosten / Gemeinkosten
- Kosten für Kleidung, Ausrüstung und Werkzeug
- Steuern, öffentliche Abgaben und Gebühren (ausgen. Ortstaxe, Werbeabgabe, etc.)
- Verfahrenskosten, Finanzierungs- und Versicherungskosten
- Steuerberatungs-, Anwalts-, Notariats- und Rechtsanwaltskosten (ausgenommen Vertragserrichtungskosten)
- Leasingfinanzierte Investitionsgüter
- Gebrauchte Investitionsgüter (zB Maschinen, Bus, etc.)
- Kosten für Verpflegung und Bewirtung (z.B. bei Workshops)
- Geschenke
